Deel

Met de fiets naar het werk 

Duurzaamheid, beweging stimuleren, een extraatje voor het personeel. Het zijn allemaal redenen om werknemers te motiveren de dagelijkse reisafstand naar het werk op de fiets af te leggen. Alvorens u besluit een regeling te introduceren is het verstandig om een begroting te maken van de verwachte kosten. U bewaakt het budget door maxima in te stellen of eigen bijdragen te vragen. Wilt u uw werknemers stimuleren om met de fiets naar het werk te gaan? Dan kunt u kiezen uit diverse regelingen. Wij zetten hieronder twee mogelijkheden uiteen.  

De werkgever stelt een fiets ter beschikking 

In deze optie koopt of least de werkgever een fiets voor de werknemer en stelt deze aan hem ter beschikking. De lasten van de fiets, zoals afschrijving, onderhoud en verzekering zijn voor rekening van de werkgever. De werkgever blijft eigenaar van de fiets. Bij het einde van de arbeidsovereenkomst of bij inruil op een volgende fiets van de zaak voor deze werknemer komt de restwaarde toe aan de werkgever.

De regeling kent de volgende aandachtspunten:

• De werknemer betaalt jaarlijks belasting over de forfaitaire bijtelling van 7% van de bruto-adviesprijs inclusief btw van de fiets voor het privégebruik ervan. De bruto-adviesprijs is de consumentenprijs die de fabrikant of de importeur hanteert.
• Ook indien de fiets niet privé wordt gebruikt dient de bijtelling plaats te vinden.
• Accessoires kunnen vrij worden verstrekt.
• In het geval van een elektrische fiets mag de werkgever aan de werknemer het stroomverbruik vergoeden dat nodig is om de batterij op te laden. Indien deze kosten niet vergoed worden, mogen deze niet op de bijtelling in mindering worden gebracht.

Bijdrage van de werknemer

De werkgever kan ervoor kiezen om de werknemer een bijdrage te vragen, bijvoorbeeld door het bedrag van de bijtelling te laten vergoeden. Er is een keuze om de bijtelling aan te wijzen als verstrekking die ten laste van de vrije ruimte in de werkkostenregeling komt. De vrije ruimte bedraagt in 2022 1,7% over de eerste € 400.000 van de bruto loonsom en 1,18% over het meerdere. Het aankoopbedrag voor een fiets binnen deze regeling is ongelimiteerd. Een fiets mag eenmaal per drie jaar worden vervangen. De werkgever mag naast de terbeschikkingstelling van de fiets een onbelaste kilometervergoeding van € 0,19 geven voor zakelijke reizen met een ander vervoermiddel van de werknemer. Als zakelijk met het openbaar vervoer wordt gereisd, mogen de kosten daarvan belastingvrij worden vergoed. 

Voorbeeld:

Een werknemer heeft een fiets met een consumentenprijs van € 3.000 (inclusief btw) uitgezocht. De werkgever koopt deze fiets voor € 2.000 exclusief btw. De btw op de fiets bedraagt € 420. Op grond van het Besluit Uitsluiting Aftrek is de btw slechts aftrekbaar voor zover de prijs van de fiets inclusief btw niet meer bedraagt dan € 749. De aftrek is dus beperkt tot € 130, tenzij aan de werknemer een vergoeding in rekening wordt gebracht voor het gebruik van de fiets. De jaarlijkse kosten en lasten bestaan uit afschrijving, onderhoud en verzekering. De afschrijving bedraagt (€ 2.000 + € 290 niet aftrekbare btw, minus de restwaarde van € 400, gedeeld door vijf jaar) € 378. Stel dat de jaarlijkse kosten van onderhoud en verzekering € 200 bedragen, dan komt het totaal uit op een bedrag van € 578. De werknemer moet jaarlijks 7% van € 3.000, dat is € 210 bij zijn inkomen tellen voor het privégebruik van de fiets. Uitgaande van 49,5% belastingdruk kost het gebruik van de fiets de werknemer € 104 per jaar.

Eigen fiets van de werknemer 

De werknemer koopt een fiets of heeft de fiets al in zijn bezit. Dan spelen de volgende aandachtspunten: De werkgever kan voor de aankoop van een fiets een lening verstrekken. De lening kan worden terugbetaald door periodieke aflossing of door verrekening met een toegekende (belastingvrije) kilometervergoeding. Een lening aan het personeel voor het kopen van een fiets mag renteloos worden verstrekt. Zakelijke kilometers kunnen worden vergoed. Er geldt een maximaal vrijgestelde vergoeding van € 0,19 per zakelijk verreden kilometer. Woon-werkverkeer is ook zakelijk. Een vergoeding voor zakelijke reizen van € 0,19 per kilometer valt onder de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling en heeft dus geen invloed op de vrije ruimte. 

Voorbeeld:

Een werknemer woont op 15 kilometer van het werk en reist gedurende het jaar op 200 dagen met de fiets naar het werk. De werknemer mag maximaal een kilometervergoeding ontvangen van 200 dagen à € 5,70 is € 1.140. Deze vergoeding is onbelast. 

De werkgever schenkt een fiets aan de werknemer 

Wanneer de werkgever een fiets schenkt aan de werknemer, vormt dat loon in natura. Dat betekent dat over de waarde van de fiets loonheffing moet worden ingehouden en afgedragen. Vervolgens kan de regeling zoals beschreven onder eigen fiets van de werknemer worden toegepast. 

Btw 

Voor zover de werkgever voor de btw belaste activiteiten verricht is de btw op de aanschaf van een fiets door de werkgever aftrekbaar. De aftrek wordt beperkt door het Besluit Uitsluiting Aftrek. Dat wil zeggen dat de btw aftrekbaar is voor zover de aanschafprijs van de fiets niet hoger is dan € 749. De aftrek is dus beperkt tot een bedrag van € 130 aan btw. 

Dga 

De dga is als eigenaar van de zaak werknemer en werkgever tegelijk. Inhoudelijk verandert dit de regels niet echter de rekening van alle regelingen ligt grotendeels bij de werkgever. De fiets van de zaak kan zo een aardig netto voordeel opleveren. 

Conclusie 

Welke situatie het beste past is mede afhankelijk van de persoonlijke situatie van de werknemer en de bereidheid om te gaan fietsen. Het daadwerkelijk fietsen wordt het meest gestimuleerd met een kilometervergoeding per verreden kilometer. Als werknemers dicht bij het werk wonen en de regeling ook als een beloningsvorm wordt gezien dan is wellicht een fiets van de zaak een betere keuze.

Meer weten?

Heeft u hulp of advies nodig omtrent deze zaken? Administratiekantoor Heylo helpt ondernemers met uiteenlopende ondernemersvragen. Denk daarbij aan het bieden van ondernemershulp en het ondersteunen van starters die hun eigen onderneming willen opzetten. Wilt u meer weten over hoe wij u kunnen ondersteunen? U bent welkom voor een kennismaking bij ons op kantoor. Neem via onderstaand formulier contact met ons op.

Lees ook eens dit kennisbankartikel waarin we alle voor- en nadelen over het zakelijk of privé rijden van uw auto voor u op een rij hebben gezet.